Les mails sont une plaie. Tout le monde le sait. Après chaque retour de vacances, c’est encore plus frappant quand notre boite de réception est plus que pleine. Même si l’on désire faire sans, il y a des organisations où ce n’est pas possible.

Il y a quelques temps, j’ai désactivé les notifications. C’est un premier pas vers une meilleure gestion du temps. Mais ce n’est pas suffisant.

Prélude

Dernièrement, je rentre de congés et ma première action est de démarrer mon client de mails. Téléchargement… Plus de 1000 nouveaux mails dans la boite de réception. Pas beaucoup plus que d’habitude mais pas moins non plus ! La journée va être longue, très longue. D’autant plus que j’avais accumulé du retard dans le traitement de mes mails avant de partir en congé. Je tente de traiter un maximum de mails tout en avançant sur les sujets prioritaires. A la fin de la journée, je regarde le nombre de mails non traités et il est supérieur aux nombre de messages reçus le matin même. Dur…
Le lendemain, je réitère. Le soir, c’est le même constat. Le surlendemain ? Idem ! Sauf que je commence à ne plus savoir par quel bout prendre ces mails qui s’entassent de plus en plus.

Stop ! Ce n’est plus possible de continuer ainsi. Je dois reprendre le contrôle !

Game controller

Introspection

Il faut savoir que j’ai toujours tâché de prendre connaissance de chaque mail, de répondre à tous ceux où je suis concerné mais également à ceux où je peux apporter une contribution. Quitte à écrire, j’essaie également de m’exprimer correctement en évitant les fautes et les mal-entendus. Enfin, je classe chaque mail traité dans un répertoire bien précis.

A petite ou moyenne échelle, cette organisation est tout à faite gérable. Cela fait bien longtemps que je fonctionne ainsi. Pourtant, force est de constater que j’ai atteints les limites du système. Pourquoi ?

Mon activité de prise de connaissance, qualification et traitement des mails me prend beaucoup trop de temps. Mais pourquoi ?

Tout d’abord, je lis mes mails par ordre chronologique. Si le mail n’est pas urgent, je le marque “Non lu”. Sinon, je regroupe les mails par discussion et prends connaissance de l’ensemble des échanges. Je traite le mail. Puis je déplace l’ensemble de la discussion dans le bon répertoire dans une arborescence qui peut avoir 4 à 5 niveaux de profondeurs ! Si besoin, je consulte les précédents échanges dans ce dossier et dans les mails envoyés.

Cette façon de procéder n’est pas optimale pour 3 raisons principales :

  • Le tri ne permet de traiter en premier les mails les plus urgents/importants
  • Je repasse plusieurs fois sur les mêmes mails
  • Le déplacement chronophage des mails, une fois traités, nécessite de faire défiler très souvent l’arborescence

Une nouvelle stratégie

Comment mieux s’organiser ?

  1. Pour ne voir que les mails intéressants et en premier ceux qui sont urgents ou importants pour soi
  2. Pour ne pas repasser plusieurs fois sur le même mail
  3. Pour ne pas perdre du temps à ranger les mails

Avant de développer, n’avez-vous pas déjà constaté comment les problèmes se résolvent tout seul en votre absence ? Un mail dont vous étiez destinataire attendait une réponse ? En votre absence quelqu’un d’autre s’en est chargé ou l’émetteur a trouvé la solution autrement. Sans être absent, parfois il suffit d’être un peu en retard dans ses mails pour que le problème trouve solution sans vous.
De même, avez-vous déjà essayer d’ignorer de supprimer tous les mails de votre boite de réception ? Combien de relances avez-vous reçu au bout d’une semaine ?

Le monde ne vous attend pas pour tourner. Vous n’êtes pas ne devez pas être un super-héro. C’est avec cet état d’esprit que nous allons établir une nouvelle stratégie pour lutter contre l’invasion des mails.

Comme une machine

Je ne parle pas aux robots. Je redirige donc tous les mails automatiques dans des dossiers “pour plus tard”. Mais il faut aller plus loin pour ne voir que les mails qui me concerne. Pour cela, j’ai opté pour une solution assez radicale : ne plus prendre connaissance des mails dont je ne suis pas destinataire. Et hop ! Je viens de me désinscrire virtuellement de dizaines de listes de diffusion ou alias.

Car factory

Reste donc les mails dont je suis destinataire. A ce niveau j’applique une autre règle de priorisation assez simple :

  • Je suis l’unique destinataire : priorité haute
  • Je suis dans les destinataires : priorité normale
  • Je suis en copie : priorité basse

Lors de cette phase de qualification automatique des mails, j’en profite pour mettre des catégories par projet sur les mails qui contiennent le nom du projet dans leur sujet. J’ai configuré des raccourcis clavier pour attribuer automatiquement la bonne catégorie au(x) mail(s) sélectionné(s).

Pour finir, les mails sont triés par ordre de priorité. Ainsi je vois en premier les mails dont je suis le seul à pouvoir répondre et en dernier les mails dont je suis en copie (et donc pour information ?).

Dans l’instant et efficacement

Je passais beaucoup de temps à revoir plusieurs fois les mêmes mails. Le nouveau tri permet de réduire ce phénomène. Pour l’éradiquer complètement (ou presque), il faut se forcer à traiter immédiatement le mail quand on le lit. Sinon, c’est une perte de temps ! J’ai même développé un réflexe mental qui me rappelle à l’ordre si je vois 3 fois un même mail.

De plus, j’utilise un style plus direct en supprimant les destinataires inutiles pour répondre de façon plus efficace. Au revoir les formules de politesses inutiles (selon le contexte bien entendu) ! Je ne relis plus N fois mes mails avant de les envoyer.

Ne pas ranger mais chercher !

Le rangement des mails me prenait un temps assez important. Or, la relecture de vieux mails n’est pas si courante. Alors pourquoi passer autant d’énergie pour espérer pouvoir les retrouver plus rapidement ? J’ai donc décidé de n’avoir que des dossiers par année. Et dans chacun, il y a un sous-répertoire poubelle et autant de sous-répertoire que de projets. Et rien de plus !

Enfin, j’ai configuré des raccourcis clavier pour déplacer automatiquement le mail courant dans le bon dossier.

Dans les rares cas où j’ai besoin de relire un mail, j’utilise la fonction de recherche du client mail en usant de la syntaxe avancée pour filtrer au plus juste (et en m’appuyant sur les catégories si nécessaire).

Libéré ? Délivré ?

Je vis travaille à nouveau ! Je ne lis plus les mails inutiles. Et c’est un grand soulagement !
En quinze jours, je n’ai eu que 2 relances sur des mails. Le premier mail, où j’étais dans une liste de diffusion, contenait un message d’information important. Le second mail, où j’étais en copie, contenait des éléments sur lesquels j’aurais pu/dû réagir. Rien de grave à priori et les émetteurs ont su m’en informer à l’oral.

Brown and white stallions running
Ce système est en rodage. J’ai toujours peur de passer à côté de mails importants. Je fais donc quelques contrôles rapides (via un tri chronologique). De même, je souhaite ne pas rater les mails de certaines personnes (responsable ou VIP). Je vais donc devoir améliorer mon filtre de qualification.

Et vous ? Quelle est votre stratégie pour garder le contrôle sur vos mails ?